Polityka Prywatności RED POINT Piotr Smolarczyk

1. Wprowadzenie do Polityki Prywatności

Niniejsza strona zawiera szczegółowe informacje dotyczące zasad przetwarzania danych osobowych przez naszą agencję rozrywki oraz wskazuje, w jaki sposób chronimy prywatność naszych klientów i gości. Polityka ma zastosowanie do wszystkich działań realizowanych przez RED POINT Piotr Smolarczyk, w tym do obsługi strony internetowej, organizacji wydarzeń tematycznych, wieczorów kasynowych, rozgrywek pokerowych offline, wydarzeń z ruletką, imprez z DJ-em oraz innych programów rozrywkowych dostępnych m.in. poprzez sekcje Events, Booking, Themes, Poker, Roulette, DJ, Recaps oraz Programs.

Korzystanie z naszej strony, wysyłanie formularzy kontaktowych i rezerwacyjnych oraz udział w organizowanych przez nas wydarzeniach oznacza akceptację zasad opisanych w niniejszej Polityce Prywatności, w tym w szczególności zasad określonych w odrębnej Polityce Cookies oraz Regulaminie.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest RED POINT Piotr Smolarczyk – agencja rozrywki specjalizująca się w organizacji tematycznych wydarzeń rozrywkowych, wieczorów kasynowych oraz doświadczeń pokerowych offline (dalej: „Administrator” lub „my”).

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych oraz realizacją praw osób, których dane dotyczą, można skontaktować się z nami poprzez:

• formularz kontaktowy dostępny na stronie Contact Us,
• adres e-mail wskazany w sekcji kontaktowej serwisu,
• lub inne dane kontaktowe podane na stronie internetowej w zakładce Contact Us.

Wszelkie pytania, uwagi lub wątpliwości dotyczące sposobu przetwarzania danych osobowych prosimy kierować z dopiskiem „Ochrona danych osobowych / RODO”.

3. Zakres zbieranych danych

Zakres danych osobowych gromadzonych przez RED POINT Piotr Smolarczyk zależy od tego, w jaki sposób korzystasz z naszego serwisu oraz usług. Dane mogą być gromadzone w szczególności podczas:

• korzystania z serwisu internetowego https://eventyardspace.com,
• składania zapytań za pośrednictwem formularzy na stronie, w szczególności w sekcji Booking oraz Contact Us,
• dokonywania rezerwacji udziału w wydarzeniach i programach rozrywkowych,
• udziału w organizowanych przez nas wydarzeniach na żywo i aktywnościach offline,
• zapisu na newsletter lub komunikację marketingową (jeżeli jest dostępna),
• interakcji z naszymi kontami w mediach społecznościowych powiązanych z serwisem.

W zależności od kontekstu możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych:

• identyfikacyjne – imię, nazwisko, nazwa firmy (jeżeli dotyczy),
• kontaktowe – adres e-mail, numer telefonu, ewentualnie adres korespondencyjny lub miasto,
• organizacyjne – informacje o planowanym wydarzeniu, preferowanej dacie, liczbie gości, rodzaju atrakcji (np. poker, ruletka, DJ, tematyczne dekoracje), budżecie i szczegółach scenariusza,
• transakcyjne – informacje dotyczące dokonanych rezerwacji, statusu płatności, wybranych pakietów i usług (bez pełnych danych kart płatniczych, jeżeli płatność odbywa się za pośrednictwem zewnętrznych operatorów),
• dotyczące udziału w wydarzeniu – m.in. lista uczestników przekazana przez organizatora, przypisanie do stołów lub stref tematycznych, informacje o wybranych aktywnościach,
• techniczne i eksploatacyjne – dane pozyskiwane w związku z korzystaniem z serwisu, takie jak adres IP, identyfikatory urządzeń, typ przeglądarki, informacje o systemie operacyjnym, logi serwera, dane o aktywności na stronie (np. odwiedzane podstrony, czas wizyty),
• dane związane z plikami cookies i podobnymi technologiami – zgodnie z zasadami opisanymi w Polityce Cookies.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach niezbędne do realizacji konkretnej usługi (np. obsługi rezerwacji, przygotowania oferty, odpowiedzi na zapytanie). Brak podania wymaganych danych może uniemożliwić świadczenie danej usługi.

4. Cele przetwarzania danych

Pozyskane dane osobowe wykorzystujemy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji konkretnych, jasno określonych celów. W szczególności przetwarzamy dane w celu:

• realizacji usług i rezerwacji – w tym obsługi zapytań dotyczących wydarzeń i programów rozrywkowych, przygotowania indywidualnych ofert, zawierania i wykonywania umów dotyczących organizacji wydarzeń (np. wieczory kasynowe, poker offline, ruletka, DJ, tematyczne aranżacje), obsługi logistycznej i komunikacji z klientem;
• obsługi formularzy i kontaktu – udzielania odpowiedzi na pytania przesłane za pośrednictwem serwisu, prowadzenia korespondencji (w tym elektronicznej), przekazywania informacji dotyczących dostępności terminów, pakietów oraz szczegółów usług;
• personalizacji doświadczeń – dostosowania treści komunikacji do preferencji i profilu klienta (np. sugerowanie pakietów i atrakcji dopasowanych do rodzaju wydarzenia), prezentowania wybranych rekomendacji w ramach stron takich jak Events, Themes, Poker, Roulette, DJ czy Programs;
• informowania o nowych wydarzeniach i ofertach – przesyłania (za odpowiednią zgodą, jeżeli jest wymagana) informacji marketingowych i newsletterów dotyczących nadchodzących wydarzeń, premier tematycznych aranżacji, nowych programów rozrywkowych czy specjalnych pakietów dostępnych w serwisie;
• prezentacji relacji z wydarzeń – w przypadku wyraźnego wyrażenia zgody możliwe jest wykorzystanie wizerunku oraz materiałów foto/wideo w działach typu Recaps, przy zachowaniu wymogów prawnych i uzgodnionych zakresów publikacji;
• zapewnienia bezpieczeństwa i jakości usług – monitorowania poprawności działania serwisu, zapobiegania nadużyciom, wykrywania prób nieuprawnionego dostępu do systemów, prowadzenia statystyk i analiz odwiedzin na potrzeby optymalizacji działania strony i oferty;
• wypełniania obowiązków prawnych – wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych, przepisów dotyczących ochrony danych osobowych oraz zasad odpowiedzialności cywilnej;
• ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń – w szczególności w przypadku sporów związanych z realizacją usług, dochodzenia należności lub obrony przed roszczeniami.

5. Podstawa prawna przetwarzania

Przetwarzanie danych osobowych przez RED POINT Piotr Smolarczyk odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz krajowymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. W zależności od sytuacji, podstawą prawną przetwarzania mogą być:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność przetwarzania do wykonania umowy lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy; dotyczy to przede wszystkim obsługi rezerwacji, przygotowania oferty, realizacji wydarzeń i komunikacji operacyjnej;
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą, np. na otrzymywanie informacji marketingowych drogą elektroniczną, udział w sesjach foto/wideo wykorzystywanych w sekcji Recaps, czy na wykorzystanie wizerunku w materiałach promocyjnych;
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, np. obowiązków podatkowych i rachunkowych, archiwizacji dokumentów księgowych;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora, takich jak zapewnienie bezpieczeństwa systemów i wydarzeń, dochodzenie roszczeń, obrona przed roszczeniami, prowadzenie analiz i statystyk służących doskonaleniu oferty eventowej.

W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody, przysługuje Ci prawo do jej wycofania w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

6. Czas przechowywania danych

Okres przechowywania danych osobowych uzależniony jest od celu oraz podstawy prawnej ich przetwarzania. Co do zasady:

• dane związane z realizacją umów i rezerwacji przechowujemy przez czas trwania umowy, a następnie przez okres niezbędny do wypełnienia obowiązków prawnych (np. podatkowych i rachunkowych) oraz ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – zazwyczaj przez okres przedawnienia tych roszczeń;
• dane przetwarzane na podstawie zgody (np. marketingowej lub zgody na publikację wizerunku) przetwarzamy do czasu wycofania zgody, ograniczenia jej zakresu lub ustania celu, dla którego zgoda została udzielona;
• dane techniczne, statystyczne oraz dotyczące logów systemowych przechowujemy przez okres niezbędny dla zapewnienia bezpieczeństwa serwisu, analiz wydajności i prowadzenia statystyk, zwykle nie dłużej niż kilka lat od momentu ich zebrania;
• dane gromadzone za pomocą plików cookies – zgodnie z okresami ważności poszczególnych plików cookie określonymi w Polityce Cookies lub do czasu ich usunięcia przez użytkownika w ustawieniach przeglądarki.

Po upływie wskazanych okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dotyczyły.

7. Udostępnianie danych

W związku z realizacją naszych usług dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom trzecim wyłącznie w zakresie niezbędnym do osiągnięcia określonych celów, przy zachowaniu poufności i odpowiednich środków bezpieczeństwa. W szczególności odbiorcami danych mogą być:

• podwykonawcy i partnerzy techniczni – podmioty świadczące dla nas usługi IT, hostingowe, serwisowe, mailingowe, analityczne, płatnicze lub inne usługi wspierające obsługę serwisu oraz realizację wydarzeń;
• partnerzy współorganizujący wydarzenia – np. dostawcy sprzętu eventowego, DJ-e, artyści, animatorzy, podmioty odpowiedzialne za elementy scenografii czy obsługę gastronomiczną, jeżeli jest to niezbędne do realizacji zamówionych usług;
• doradcy zewnętrzni – tacy jak kancelarie prawne, firmy księgowe czy doradcy podatkowi, jeżeli przetwarzanie danych jest konieczne do ochrony naszych praw lub wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa;
• organy publiczne – jeżeli taki obowiązek wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub prawomocnych decyzji właściwych organów.

Każdorazowo dbamy o to, aby podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu gwarantowały stosowanie odpowiednich środków bezpieczeństwa oraz przetwarzały dane wyłącznie na podstawie zawartych umów i naszych poleceń. Nie sprzedajemy danych osobowych podmiotom trzecim.

Dane osobowe co do zasady nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy), chyba że wynika to z korzystania z określonych usług dostawców technologicznych (np. narzędzi analitycznych lub mailingowych). W takim przypadku zapewniamy stosowanie odpowiednich zabezpieczeń prawnych, zgodnych z wymogami RODO, takich jak standardowe klauzule umowne lub inne mechanizmy dopuszczone przez przepisy.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobom, których dane dotyczą, przysługują prawa wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych. W szczególności masz prawo do:

• dostępu do danych – uzyskania potwierdzenia, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, a jeżeli tak, uzyskania informacji m.in. o celach, kategoriach danych, odbiorcach i planowanym okresie przechowywania;
• sprostowania danych – żądania poprawienia lub uzupełnienia danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne;
• usunięcia danych – żądania usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w sytuacjach przewidzianych w przepisach prawa, np. gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, lub gdy wycofałeś zgodę i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania;
• ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania w przypadkach określonych w RODO, np. na czas rozpatrywania sprzeciwu lub weryfikacji poprawności danych;
• przenoszenia danych – otrzymania dostarczonych nam danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłania ich innemu administratorowi, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany;
• sprzeciwu wobec przetwarzania – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją; w przypadku sprzeciwu wobec przetwarzania do celów marketingu bezpośredniego dane nie będą już przetwarzane w tym celu;
• wycofania zgody – w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody; cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
• wniesienia skargi do organu nadzorczego – w Polsce jest nim Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy prawa.

W celu realizacji swoich praw możesz skontaktować się z nami, korzystając z danych kontaktowych wskazanych w sekcji Administrator danych osobowych lub formularza dostępnego na stronie Contact Us. W odpowiedzi na zgłoszenie możemy poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do potwierdzenia Twojej tożsamości.

9. Środki bezpieczeństwa

W celu ochrony danych osobowych wdrażamy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, adekwatne do zagrożeń oraz kategorii danych. W szczególności stosujemy:

• rozwiązania techniczne mające na celu zabezpieczenie infrastruktury serwerowej i sieciowej przed nieuprawnionym dostępem,
• środki ograniczające dostęp do danych wyłącznie do osób upoważnionych i odpowiednio przeszkolonych,
• procedury nadawania, zmiany oraz cofania uprawnień dostępowych,
• regularne aktualizacje oprogramowania oraz monitorowanie bezpieczeństwa serwisu,
• stosowanie zabezpieczeń organizacyjnych w relacjach z podwykonawcami i partnerami, w tym umów powierzenia przetwarzania danych,
• rozwiązania mające na celu minimalizację zakresu przetwarzanych danych oraz okresu ich przechowywania.

Pomimo stosowania zaawansowanych środków bezpieczeństwa, korzystanie z internetu zawsze wiąże się z ryzykiem. Dlatego rekomendujemy również stosowanie podstawowych zasad bezpieczeństwa po stronie użytkowników, takich jak korzystanie z aktualnego oprogramowania, ostrożność przy udostępnianiu danych i weryfikowanie autentyczności komunikatów otrzymywanych drogą elektroniczną.